Gjithnjë e më shumë njerëz po punojnë nga shtëpia, një fakt në të cilin ka kontribuar edhe pandemia në dy vitet e fundit. Shumë janë detyruar gjithashtu të ndryshojnë mënyrën e tyre të punës nga një ditë në tjetrën, duke u përballur me sfida të mëdha. Siç është, pa dyshim, përshtatja me një formë tjetër komunikimi, thelbësore për përballoni takimet profesionale në internet.
komunikimin e duhur me punonjësit, ekipin e punës dhe/ose klientët ka një ndikim pozitiv si në performancë ashtu edhe në produktivitet. Dhe kanalet dixhitale kërkojnë vëmendje dhe përshtatje më të madhe. Sepse humbja e vëmendjes në një takim me video-telefonatë ose të paaftë për të përcjellë një mesazh në mënyrë korrekte është më e lehtë në këtë mënyrë.
Nëse e keni parë të nevojshme të keni takime në internet, ndoshta e keni bërë tashmë zbuloi vështirësitë e para. Një nga më të rëndësishmet është, pa dyshim, aftësia për të shpërqendruar. Në takimet online, truri ynë tenton të kërkojë stimuj aty pranë, gjë që shkakton humbje të vëmendjes. Një tjetër është humbja e efektivitetit të komunikimit dhe është se mënyra se si bashkëbiseduesi e merr mesazhin tonë ndryshon kur nuk jemi ballë për ballë.
Pra, si t'i bëni takimet profesionale në internet të funksionojnë dhe të jenë produktivë? Në Bezzia ne ju japim disa këshilla për t'u marrë me to Con éxito. Këshilla që variojnë nga rëndësia e përgatitjes së tij, tek mënyra e komunikimit. Gjithsej shtatë këshilla që shpresojmë t'ju duken të dobishme:
- Thirrni takimin në kohë. Kur takimet mbahen online, është shumë e rëndësishme t'i telefononi ato paraprakisht në mënyrë që të gjithë të pranishmit të mund të organizojnë axhendat e tyre. Do të jetë gjithashtu shumë e rëndësishme të theksohet në thirrje rëndësia e përpikmërisë dhe pamundësia për t'u bashkuar me të pasi të kenë kaluar pesë minutat e para për të shmangur shpërqendrimet.
- Përcaktoni qëllimin tuaj. Kur thirret një mbledhje, është e rëndësishme që të përcaktohet objektivi i takimit. Dërgimi së bashku me thirrjen e një skenari të vogël me pikat që do të diskutohen do t'i ndihmojë të gjithë pjesëmarrësit të ndërgjegjësohen dhe të përgatisin disa shënime.
- Shmangni shpërqendrimet. Të shpërqendrohesh në një takim profesional në internet është shumë e lehtë, më shumë nga sa mendoni. Për këtë arsye, këshillohet që të mbyllni në heshtje njoftimet e celularit dhe email-it, si dhe të informoni nëse ka më shumë njerëz në shtëpi nga cila orë dhe deri në cilën orë nuk duhet t'ju shqetësojnë.
- Përshëndetni dhe interesohuni për pjesën tjetër të bashkëbiseduesve. Të jesh i interesuar për bashkëbiseduesin, ta përshëndesësh dhe ta pyesësh se si është është diçka që kontribuon në krijimin e një atmosfere më të relaksuar, më të këndshme. Është diçka nga e cila nuk duhet të heqim dorë, qoftë takimi me shefin, me kolegët apo me klientët, pasi krijon një klimë të favorshme për çdo marrëdhënie.
- Përdorni një gjuhë të thjeshtë dhe të qartë. Këshillohet gjithmonë të vendosni një gjuhë sa më të thjeshtë dhe koncize, veçanërisht kur nuk i njohim mirë bashkëbiseduesit e tjerë. Përdorimi i një gjuhe shumë teknike që është e ndërlikuar për palën tjetër, do të na distancojë prej saj. Në mënyrë të ngjashme, ne kurrë nuk duhet të supozojmë se ata e dinë të gjithë informacionin.
- Kujdesuni për qëndrimin dhe shikimin tuaj. Fakti që jemi në anën tjetër të ekranit nuk do të thotë se mund të harrojmë një detaj bazë, por të rëndësishëm, siç është kujdesi për qëndrimin dhe shikimin. Në një takim online ne humbasim informacionin vizual në krahasim me një takim ballë për ballë, ndaj është edhe më e rëndësishme t'i kushtojmë vëmendje gjuhës joverbale, qëndrimit, tonit të zërit ose shikimit. Mbajtja e kontaktit me sy do të jetë thelbësore.
- Inkurajoni ndërveprimin. Duke marrë parasysh që mund të mbajmë vëmendjen e plotë të bashkëbiseduesve për maksimum 20 minuta, është e rëndësishme që të ketë kohë edhe për të paraqitur temën dhe për të pyetur nëse ka dyshime ose nëse ndonjë pjesëmarrës dëshiron të kontribuojë me diçka. Ndërveprimi inkurajues tregon interes për mendimin e të tjerëve dhe forcon marrëdhëniet në këto takime profesionale online.
A i keni gjetur këto këshilla të dobishme?