Under vintermånaderna spenderar vi mer tid hemma. En tid som vi kan ta vara på ordna vårt hem och på våra papper. Hur många gånger har du slösat bort tid på att leta efter det eller det papper som efterfrågas av dig för att utföra en specifik procedur?
Granska och sortera pappersarbete Det är inget som vi normalt känner för men det är nödvändigt. Att skilja officiella dokument från ekonomiska dokument eller arbetsdokument kommer att spara oss tid i framtiden. Och du behöver bara göra det en gång; då räcker det att följa samma kriterier för att klassificera de nya.
Om du har tänkt mer än en gång att du måste rena papper Tiden har kommit! Skjut inte upp det längre och utnyttja en eftermiddag där vädret inte tillåter dig att utföra andra aktiviteter för att sitta i vardagsrummet och lugnt ställa i ordning ditt liv.
Vad behöver du
Det finns många sätt att organisera och klassificera papper. Ett av de enklaste och mest praktiska systemen för denna uppgift är det som tillhandahålls av arkivmappar. Det idealiska blir att ha en mapp för varje grupp av viktiga dokument (officiella dokument, ekonomiska dokument... etc.) och komplettera dessa med plastöverdrag, både enkla och med kardborrstängning, som du enkelt kan ta bort.
Det är viktigt att investera i bra ringpärmar. Tänk att det kommer att finnas vissa kategorier där dokumentationen är tung och som kommer att kräva en lägsta kvalitet. När papperna är organiserade vill du också att mapparna ska vara hållbara så att du inte behöver upprepa allt arbete.
Sortera efter ämne och arkiv
När du har valt ett organisationssystem, samla alla papper och kolla dem en efter en, om du inte har gjort det förut. Bli av med de du inte längre behöver, och sortera de återstående i olika kategorier allteftersom du går igenom dem. Följande är bekväma för oss:
- Officiella dokument. Fotokopior av DNI, pass, födelsebevis, familjebok, registreringsbevis, vigselbevis... Att ha en kopia av dessa dokument är alltid till stor hjälp; Du kommer att behöva dem vid det minst förväntade ögonblicket.
- Finansiella dokument. Alla de papper som har getts till dig på banken när du kontrakterat ett checkkonto, ett kort eller en investeringsfond, bland andra exempel. Du kan också bifoga en kopia av nyckelkorten, ifall de tappas bort.
- Medicinska dokument. Idealet är att skapa separationer för varje familjemedlems historia och skriva ner grundläggande information på huvudbladet såsom blodgrupp, allergier, sjukdomar/viktiga operationer. Vi kommer också att samla in sjukförsäkringspapperen, vaccinationsjournalerna och de viktigaste medicinska testerna...
- Bostadsdokument. Hyres- eller försäljningskontraktet för huset, försäkringen relaterade till huset: hem, liv, hyra, etc. Bolåne- eller finansieringskontraktet, om du hade ett. Förutom de senaste IBI-kvittona, community-kvitton och leverans- och servicekontrakt och -kvitton. Det kan också vara viktigt att dedikera en plasthylsa till de senaste fakturorna och kvittonen för större inköp och reparationer.
- Fordonsdokument. Försäljningsavtal och finansiering av bilen/motorcykeln. Försäkringar, cirkulationsskatter, ITV m.m.
- Arbetsdokument. Personuppgifter: senaste arbetslivet, personnummer... Anställningsavtal och sista lönebesked. Utöver andra dokument som sjukskrivning, ersättning, arbetslöshet m.m.
- Andra papper. I en annan pärm kan du samla garantier och instruktionsböcker för hushållsmaskiner, de senaste inköpsfakturorna och utbildningstitlar.
Prova gärna annan typ av organisation; Det som fungerar för vissa kanske inte fungerar för andra. Det finns de som föredrar att ha ett personligt arkivskåp för varje familjemedlem och samla officiella, ekonomiska, medicinska och arbetsdokument i det; lämna isär bostäder, fordon och hushållsräkningar.
Ta det lugnt och dela upp arbetet olika dagar om mängden papper är viktig. Du behöver inte göra allt på en dag, men det ska inte heller ta för lång tid.