Allt fler arbetar hemifrån, ett faktum som pandemin har bidragit till under de senaste två åren. Många har också tvingats ändra sitt sätt att arbeta från en dag till en annan, inför stora utmaningar. Som det är, utan tvekan, att anpassa sig till en annan form av kommunikation, väsentligt för klara av professionella möten online.
korrekt kommunikation med anställda, arbetslag och/eller kunder har en positiv inverkan på både prestation och produktivitet. Och digitala kanaler kräver större uppmärksamhet och anpassning. För att förlora uppmärksamheten i ett videosamtalsmöte eller att inte kunna förmedla ett budskap på rätt sätt är lättare på det här sättet.
Om du har funnit det nödvändigt att ha onlinemöten har du förmodligen redan gjort det upptäckte de första svårigheterna. En av de viktigaste är utan tvekan förmågan att distrahera. I onlinemöten tenderar vår hjärna att leta efter närliggande stimuli, vilket orsakar en förlust av uppmärksamhet. En annan är förlusten i kommunikationens effektivitet och är att sättet på vilket samtalspartnern tar emot vårt budskap förändras när vi inte står ansikte mot ansikte.
Så hur får man professionella onlinemöten att fungera och vara produktiva? I Bezzia vi ger dig lite tips för att hantera dem framgångsrikt. Tips som sträcker sig från vikten av att förbereda det, till hur man kommunicerar. Totalt sju tips som vi hoppas att du har nytta av:
- Ring mötet i tid. När möten hålls online är det mycket viktigt att ringa dem i förväg så att alla deltagare kan organisera sina agendor. Det kommer också att vara mycket viktigt att i samtalet lyfta fram vikten av punktlighet och omöjligheten att gå med när de första fem minuterna har gått för att undvika distraktioner.
- Definiera ditt mål. När man kallar till ett möte är det viktigt att syftet med mötet definieras. Att tillsammans med samtalet skicka ett litet manus med de punkter som kommer att diskuteras kommer att hjälpa alla deltagare att vara medvetna och att förbereda några anteckningar.
- Undvik distraktioner. Att bli distraherad i ett professionellt onlinemöte är mycket lätt, mer än du tror. Av den anledningen är det lämpligt att tysta mobil- och e-postaviseringarna, samt informera om det är fler hemma från vilken tid och till vilken tid de inte borde störa dig.
- Säg hej och var intresserad av resten av samtalspartnerna. Att vara intresserad av samtalspartnern, hälsa på honom och fråga hur han mår är något som bidrar till att skapa en mer avslappnad, trevligare atmosfär. Det är något som vi inte bör ge upp, vare sig det är mötet med vår chef, med kollegor eller med kunder, eftersom det skapar ett gynnsamt klimat för alla relationer.
- Använd ett enkelt och tydligt språk. Det är alltid tillrådligt att skapa ett språk som är så enkelt och kortfattat som möjligt, särskilt när vi inte känner resten av samtalspartnerna väl. Att använda ett mycket tekniskt språk som är komplicerat för motparten, kommer att distansera oss från det. På samma sätt bör vi aldrig anta att de känner till all information.
- Ta hand om din hållning och blick. Att vi är på andra sidan en skärm betyder inte att vi kan glömma en grundläggande men viktig detalj som att ta hand om hållning och blick. I ett onlinemöte tappar vi visuell information jämfört med ett möte ansikte mot ansikte, så det är ännu viktigare att vara uppmärksam på icke-verbalt språk, hållning, tonfall eller blick. Att upprätthålla ögonkontakt kommer att vara viktigt.
- Uppmuntra interaktion. Med tanke på att vi kan upprätthålla samtalspartnernas fulla uppmärksamhet i max 20 minuter är det viktigt att det finns tid både att presentera ämnet och att fråga om det finns några tvivel eller om någon deltagare vill bidra med något. Att uppmuntra interaktion visar intresse för andras åsikter och stärker relationerna i dessa professionella onlinemöten.
Har du hittat dessa tips till hjälp?