Coraz więcej osób pracuje z domu, do czego przyczyniła się pandemia w ciągu ostatnich dwóch lat. Wielu zostało również zmuszonych do zmiany sposobu pracy z dnia na dzień, stawiając czoła wielkim wyzwaniom. Jak to bez wątpienia przystosować się do innej formy komunikacji, niezbędnej do radzić sobie z profesjonalnymi spotkaniami online.
właściwa komunikacja z pracownikami, zespołem roboczym i/lub klientami ma pozytywny wpływ zarówno na wydajność, jak i produktywność. A kanały cyfrowe wymagają większej uwagi i dostosowania. Ponieważ utrata uwagi podczas spotkania wideo lub niemożność prawidłowego przekazania wiadomości jest w ten sposób łatwiejsza.
Jeśli uznałeś za konieczne odbycie spotkań online, prawdopodobnie już to zrobiłeś wykryłem pierwsze trudności. Jedną z najważniejszych jest bez wątpienia umiejętność rozpraszania uwagi. Podczas spotkań online nasz mózg ma tendencję do szukania pobliskich bodźców, co powoduje utratę uwagi. Inną jest utrata skuteczności komunikacji i to, że sposób, w jaki rozmówca odbiera nasze przesłanie, zmienia się, gdy nie jesteśmy twarzą w twarz.
¿Cómo conseguir entonces que las reuniones profesionales en línea funcionen y sean productivas? En Bezzia dajemy ci trochę wskazówki, jak sobie z nimi radzić pomyślnie. Porady, które wahają się od tego, jak ważne jest jej przygotowanie, po sposób komunikowania się. W sumie siedem wskazówek, które mamy nadzieję, że okażą się przydatne:
- Zadzwoń na spotkanie na czas. Kiedy spotkania odbywają się online, bardzo ważne jest, aby zadzwonić do nich z wyprzedzeniem, aby wszyscy uczestnicy mogli uporządkować swoje programy. Bardzo ważne będzie również podkreślenie w rozmowie znaczenia punktualności i niemożności dołączenia do niej po upływie pierwszych pięciu minut, aby uniknąć rozproszenia uwagi.
- Określ swój cel. Zwołując spotkanie, ważne jest, aby określić cel spotkania. Przesłanie wraz z wezwaniem krótkiego scenariusza z punktami, które będą omawiane, pomoże wszystkim uczestnikom być świadomym i przygotować kilka notatek.
- Unikaj rozpraszania. Rozproszenie uwagi podczas profesjonalnego spotkania online jest bardzo łatwe, bardziej niż myślisz. Z tego powodu wskazane jest wyciszenie powiadomień mobilnych i mailowych, a także poinformowanie, czy w domu jest więcej osób, od której godziny i do której nie powinni Ci przeszkadzać.
- Przywitaj się i zainteresuj się resztą rozmówców. Zainteresowanie rozmówcą, powitanie go i pytanie, jak się czuje, przyczynia się do stworzenia bardziej zrelaksowanej, przyjemniejszej atmosfery. Jest to coś, z czego nie powinniśmy rezygnować, czy to ze spotkania z szefem, ze współpracownikami, czy z klientami, ponieważ stwarza to korzystny klimat dla każdej relacji.
- Używaj prostego i jasnego języka. Zawsze wskazane jest ustalenie języka tak prostego i zwięzłego, jak to tylko możliwe, zwłaszcza gdy nie znamy dobrze reszty rozmówców. Używanie bardzo technicznego języka, który jest skomplikowany dla drugiej strony, oddali nas od niego. Podobnie nigdy nie powinniśmy zakładać, że znają wszystkie informacje.
- Zadbaj o swoją postawę i spojrzenie. To, że jesteśmy po drugiej stronie ekranu, nie oznacza, że możemy zapomnieć o podstawowym, ale ważnym szczególe, takim jak dbanie o postawę i spojrzenie. Podczas spotkania online tracimy informacje wizualne w porównaniu ze spotkaniem twarzą w twarz, dlatego jeszcze ważniejsze jest zwracanie uwagi na język niewerbalny, postawę, ton głosu lub spojrzenia. Niezbędne będzie utrzymanie kontaktu wzrokowego.
- Zachęcaj do interakcji. Biorąc pod uwagę, że możemy utrzymać pełną uwagę rozmówców maksymalnie przez 20 minut, ważne jest, aby był czas zarówno na przedstawienie tematu, jak i na pytanie, czy są jakieś wątpliwości lub czy któryś z uczestników chce coś wnieść. Zachęcanie do interakcji pokazuje zainteresowanie opinią innych i wzmacnia relacje podczas tych profesjonalnych spotkań online.
Czy te wskazówki okazały się pomocne?