Όλο και περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται από το σπίτι, γεγονός στο οποίο έχει συμβάλει η πανδημία τα τελευταία δύο χρόνια. Πολλοί επίσης αναγκάστηκαν να αλλάξουν τον τρόπο εργασίας τους από τη μια μέρα στην άλλη, αντιμετωπίζοντας μεγάλες προκλήσεις. Όπως είναι, χωρίς αμφιβολία, η προσαρμογή σε μια άλλη μορφή επικοινωνίας, απαραίτητη για να αντιμετωπίσετε επαγγελματικές συναντήσεις στο διαδίκτυο.
σωστή επικοινωνία με τους υπαλλήλους, την ομάδα εργασίας ή/και τους πελάτες έχει θετικό αντίκτυπο τόσο στην απόδοση όσο και στην παραγωγικότητα. Και τα ψηφιακά κανάλια απαιτούν μεγαλύτερη προσοχή και προσαρμογή. Επειδή η απώλεια της προσοχής σε μια σύσκεψη βιντεοκλήσης ή η μη σωστή μετάδοση ενός μηνύματος είναι ευκολότερο με αυτό το μέσο.
Εάν έχετε διαπιστώσει ότι είναι απαραίτητο να έχετε διαδικτυακές συναντήσεις, πιθανότατα το έχετε ήδη κάνει εντόπισε τις πρώτες δυσκολίες. Ένα από τα πιο σημαντικά είναι, χωρίς αμφιβολία, η ικανότητα να αποσπά την προσοχή. Στις διαδικτυακές συναντήσεις, ο εγκέφαλός μας τείνει να αναζητά κοντινά ερεθίσματα, γεγονός που προκαλεί απώλεια προσοχής. Άλλο είναι η απώλεια στην αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας και είναι ότι αλλάζει ο τρόπος με τον οποίο λαμβάνει το μήνυμά μας ο συνομιλητής όταν δεν είμαστε πρόσωπο με πρόσωπο.
Πώς λοιπόν να κάνετε τις διαδικτυακές επαγγελματικές συναντήσεις να λειτουργούν και να είναι παραγωγικές; Σε Bezzia σας δίνουμε μερικά συμβουλές για να τα αντιμετωπίσετε επιτυχώς. Συμβουλές που ποικίλλουν από τη σημασία της προετοιμασίας του, μέχρι τον τρόπο επικοινωνίας. Συνολικά επτά συμβουλές που ελπίζουμε να σας φανούν χρήσιμες:
- Καλέστε τη συνάντηση εγκαίρως. Όταν οι συναντήσεις πραγματοποιούνται διαδικτυακά, είναι πολύ σημαντικό να τις καλέσετε εκ των προτέρων, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να μπορούν να οργανώσουν την ατζέντα τους. Θα είναι επίσης πολύ σημαντικό να τονιστεί στην κλήση η σημασία της ακρίβειας και η αδυναμία συμμετοχής σε αυτήν μόλις περάσουν τα πρώτα πέντε λεπτά για να αποφευχθούν περισπασμοί.
- Καθορίστε τον στόχο σας. Κατά τη σύγκληση μιας συνάντησης, είναι σημαντικό να ορίζεται ο στόχος της συνάντησης. Η αποστολή μαζί με την κλήση ενός μικρού σεναρίου με τα σημεία που πρόκειται να συζητηθούν θα βοηθήσει όλους τους συμμετέχοντες να ενημερωθούν και να ετοιμάσουν κάποιες σημειώσεις.
- Αποφύγετε περισπασμούς. Το να αποσπαστείτε σε μια επαγγελματική διαδικτυακή συνάντηση είναι πολύ εύκολο, περισσότερο από όσο νομίζετε. Για το λόγο αυτό, καλό είναι να σιγήσετε τις ειδοποιήσεις του κινητού και του email, καθώς και να ενημερώσετε εάν υπάρχουν περισσότερα άτομα στο σπίτι από ποια ώρα και μέχρι ποια ώρα δεν πρέπει να σας ενοχλούν.
- Πείτε γεια και ενδιαφερθείτε για τους υπόλοιπους συνομιλητές. Το να ενδιαφέρεσαι για τον συνομιλητή, να τον χαιρετάς και να τον ρωτάς πώς είναι είναι κάτι που συμβάλλει στη δημιουργία μιας πιο χαλαρής, πιο ευχάριστης ατμόσφαιρας. Είναι κάτι που δεν πρέπει να το εγκαταλείψουμε, είτε είναι η συνάντηση με το αφεντικό μας, είτε με συναδέλφους είτε με πελάτες, αφού δημιουργεί ένα ευνοϊκό κλίμα για κάθε σχέση.
- Χρησιμοποιήστε απλή και ξεκάθαρη γλώσσα. Συνιστάται πάντα να καθιερώνουμε μια γλώσσα όσο το δυνατόν πιο απλή και συνοπτική, ειδικά όταν δεν γνωρίζουμε καλά τους υπόλοιπους συνομιλητές. Η χρήση μιας πολύ τεχνικής γλώσσας που είναι περίπλοκη για το άλλο μέρος, θα μας απομακρύνει από αυτήν. Ομοίως, δεν πρέπει ποτέ να υποθέσουμε ότι γνωρίζουν όλες τις πληροφορίες.
- Φροντίστε τη στάση και το βλέμμα σας. Το ότι βρισκόμαστε στην άλλη πλευρά μιας οθόνης δεν σημαίνει ότι μπορούμε να ξεχάσουμε μια βασική αλλά σημαντική λεπτομέρεια όπως η φροντίδα της στάσης του σώματος και του βλέμματος. Σε μια διαδικτυακή συνάντηση χάνουμε οπτικές πληροφορίες σε σύγκριση με μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, επομένως είναι ακόμη πιο σημαντικό να δίνουμε προσοχή στη μη λεκτική γλώσσα, τη στάση, τον τόνο της φωνής ή το βλέμμα. Η διατήρηση της οπτικής επαφής θα είναι απαραίτητη.
- Ενθαρρύνετε την αλληλεπίδραση. Λαμβάνοντας υπόψη ότι μπορούμε να διατηρήσουμε την πλήρη προσοχή των συνομιλητών για το πολύ 20 λεπτά, είναι σημαντικό να υπάρχει χρόνος τόσο για να παρουσιάσουμε το θέμα όσο και να ρωτήσουμε εάν υπάρχουν αμφιβολίες ή εάν κάποιος παρευρισκόμενος θέλει να συνεισφέρει κάτι. Η ενθαρρυντική αλληλεπίδραση δείχνει ενδιαφέρον για τη γνώμη των άλλων και ενισχύει τις σχέσεις σε αυτές τις επαγγελματικές διαδικτυακές συναντήσεις.
Βρήκατε χρήσιμες αυτές τις συμβουλές;