Stále více lidí pracuje z domova, k čemuž v posledních dvou letech přispěla pandemie. Mnozí byli také nuceni změnit svůj způsob práce ze dne na den a čelili velkým výzvám. Jako je bezesporu adaptace na jinou formu komunikace, zásadní pro vyrovnat se s profesionálními schůzkami online.
správná komunikace se zaměstnanci, pracovním týmem a/nebo klienty má pozitivní dopad jak na výkon, tak na produktivitu. A digitální kanály vyžadují větší pozornost a přizpůsobení. Protože ztráta pozornosti na videohovoru nebo neschopnost správně předat zprávu je tímto způsobem snazší.
Pokud jste zjistili, že je nutné mít online schůzky, pravděpodobně jste to již udělali objevil první potíže. Jednou z nejdůležitějších je bezesporu schopnost rozptýlit. Při online schůzkách má náš mozek tendenci vyhledávat podněty v okolí, což způsobuje ztrátu pozornosti. Další je ztráta efektivity komunikace a to, že způsob, jakým partner přijímá naše sdělení, se mění, když nejsme tváří v tvář.
Jak tedy zajistit, aby online profesionální setkání fungovala a byla produktivní? v Bezzia dáme vám nějaké tipy, jak se s nimi vypořádat úspěšně. Tipy, které sahají od důležitosti jeho přípravy až po způsob komunikace. Celkem sedm tipů, které, jak doufáme, pro vás budou užitečné:
- Svolejte schůzku včas. Když se schůzky konají online, je velmi důležité jim zavolat předem, aby si všichni účastníci mohli zorganizovat svůj program. Bude také velmi důležité ve výzvě zdůraznit důležitost dochvilnosti a nemožnost se k ní připojit po uplynutí prvních pěti minut, aby nedošlo k rozptýlení.
- Definujte svůj cíl. Při svolávání jednání je důležité, aby byl definován cíl jednání. Odeslání malého scénáře s body, o kterých se bude diskutovat, pomůže všem účastníkům zorientovat se a připravit si poznámky.
- Vyhněte se vyrušování. Nechat se rozptýlit na profesionálním online setkání je velmi snadné, více, než si myslíte. Z tohoto důvodu je vhodné ztišit mobilní a emailová upozornění a také informovat, zda je doma více lidí, od jaké hodiny a do kdy by vás neměli obtěžovat.
- Pozdravte a zajímejte se o ostatní účastníky rozhovoru. Zajímat se o partnera, zdravit ho a ptát se, jak se má, přispívá k vytvoření uvolněnější a příjemnější atmosféry. Je to něco, čeho bychom se neměli vzdávat, ať už jde o setkání s naším šéfem, se spolupracovníky nebo s klienty, protože vytváří příznivé klima pro jakýkoli vztah.
- Používejte jednoduchý a jasný jazyk. Vždy je vhodné vytvořit jazyk, který je co nejjednodušší a nejvýstižnější, zvláště když ostatní účastníky rozhovoru dobře neznáme. Použití velmi technického jazyka, který je pro druhou stranu komplikovaný, nás od toho vzdálí. Stejně tak bychom nikdy neměli předpokládat, že znají všechny informace.
- Dávejte pozor na své držení těla a pohled. To, že jsme na druhé straně obrazovky, neznamená, že můžeme zapomenout na základní, ale důležitý detail, jako je péče o držení těla a pohled. Při online setkání ztrácíme vizuální informace ve srovnání s osobním setkáním, takže je ještě důležitější věnovat pozornost neverbálnímu jazyku, držení těla, tónu hlasu nebo pohledu. Udržování očního kontaktu bude zásadní.
- Podporujte interakci. Vzhledem k tomu, že dokážeme udržet plnou pozornost účastníků rozhovoru po dobu maximálně 20 minut, je důležité, aby byl čas jak na představení tématu, tak na dotaz, zda existují nějaké pochybnosti nebo zda někdo z účastníků chce něčím přispět. Povzbuzování interakce ukazuje zájem o názor ostatních a posiluje vztahy na těchto profesionálních online setkáních.
Našli jste tyto tipy užitečné?