¿Acabes de emprendre un negoci? Si és així probablement t'estàs enfrontant a nombrosos reptes, entre ells una gran llista de tasques i el dubte de per quina començar. Prioritzar és una de les claus per ser eficient a la teva feina i et podem ajudar a ser-ho amb alguns consells.
Emprendre no és una tasca fàcil i tampoc no ho és treballar des de casa si fins ara sempre ho has fet en una oficina. Saber establir quines tasques són urgents, quines són importants i reconèixer el millor moment del dia per dur-les a terme és tan important com saber delegar i evitar distraccions. Saps fer-ho?
Crear una llista de tasques
Conèixer les tasques que un ha de realitzar és clau per poder autogestionar-se i ser més eficient a la teva feina. I per això no hi ha res millor com crear una llista escrita amb totes les tasques pendents. I remarquem escrita perquè no, no val tenir-les al cap, necessitaràs traslladar-les a un paper per poder treballar-hi.
No et compliquis, crea una llista de tasques generals, sense prestar atenció per ara a cap tipus d'ordre. Serà després quan treballis a partir d'aquesta per estructurar la teva càrrega de treball diària i setmanal així que no la perdis de vista.
Prioritza: Allò urgent i allò important
L'ideal és planificar els teus tasques a curt termini, per dies o setmanes, tenint sempre, per descomptat, uns objectius i metes mensuals i anuals establertes. Però, per on començar? Per transferir les tasques pendents a una llista diària o setmanal és imprescindible diferenciar quines són urgents, quines importants i quines poden esperar a ser resoltes.
Com diferenciem les tasques urgents de les importants? Per definició les tasques urgents seran aquelles el termini de les quals no és negociable, aquelles que de no solucionar a temps comportaran conseqüències negatives per al negoci. Les importants, per la seva banda, seran les que contribuiran a impulsar i millorar el nostre negoci a llarg termini; tasques que abans o després haurem d'abordar.
Les tasques urgents tindran prioritat sobre les importants per tal de complir els terminis. Seran tasques a les quals hauràs de reservar temps a primera hora del matí quan els teus nivells d'energia siguin alts. Després en els de baix rendiment, et podràs dedicar a tasques rutinàries o que requereixin poc temps.
la granota
Saps a quin tipus de tasca s'anomena tasca granota? A la més complexa, aquesta a la que sàpigues hauràs de dedicar més temps i esforç. Identificar-la és important per poder resoldre-la primer. Així no només aconseguiràs treure't la tasca més complicada abans sinó que no et bloquejaràs contínuament pensant que l'has de resoldre i que no estàs avançant per no fer-ho. Imagina la pujada de treure't una de les grosses.
Estableix temps
Fer llistes està bé, però cal a més establir temps per a cada tasca. Hi haurà tasques extenses els temps del qual et resultarà difícil establir. En aquests casos, subdivideix-les incloent les subtasques a la llista, per poder manejar millor els temps.
Com calculem els temps? Una bona estratègia per a ells és als inicis mesurar quant triguem a fer això i allò i apuntar-ho. Només així podràs establir en el futur més temps concrets i reals per a cadascuna.
Encara no tens dades? Es realista! És la única manera de crear una bona planificació. No som màquines, contempla descansos i no siguis extremadament optimista. I si no aconsegueixes complir allò establert, aprèn a ser flexible ia analitzar quins motius t'han impedit fer-ho.
delega
Delegar és molt important. No t'estem parlant necessàriament de contractar una persona que comparteixi amb tu les tasques, sinó de externalitzar aquestes tasques que no has de dur a terme tu o que un altre pot fer millor o en menys temps. Solucionar tràmits concrets o portar la fiscalitat del negoci són coses que altres poden fer per tu i que et poden fer ser més productiu.
evita distraccions
Aturar-te a llegir un missatge entrant a la safata d'entrada, a respondre un missatge de Skype oa mirar si tens nous missatges a WhatsApp interromprà la teva feina. I quan més sovint passi més difícil serà concentrar-te i menys eficient a la teva feina seràs. Perquè això no passi, per evitar les distraccions l'ideal és que durant les hores de treball deixa'ls les notificacions i estableixis un horari concret per revisar tota mena de missatges. Un horari que permeti haver acabat abans amb totes les tasques urgents i importants del dia.