Cada cop més persones treballen des de casa, un fet al qual la pandèmia ha contribuït en els dos darrers anys. Moltes s'han vist obligades, a més, a canviar la seva manera de treballar d'un dia per l'altre, afrontant grans reptes. Com és, sens dubte, adaptar-se a una altra forma de comunicació, essencial per afrontar les reunions professionals en línia.
Una comunicació adequada amb empleats, equip de treball i/o clients impacta de manera positiva tant en el rendiment com en la productivitat. I els canals digitals ens exigeixen una major atenció i adaptació. Perquè perdre l'atenció en una reunió per trucada de vídeo o no ser capaços de transmetre un missatge correctament resulta més senzill per aquest mitjà.
Si t'has vist en la necessitat de tenir reunions en línia, probablement ja n'has fet detectat les primeres dificultats. Una de les més importants és, sens dubte, la capacitat de distracció. A les reunions en línia el nostre cervell tendeix a buscar estímuls propers el que provoca la pèrdua datenció. Una altra és la pèrdua en l'efectivitat de la comunicació i és que la manera com l'interlocutor rep el nostre missatge canvia quan no estem cara a cara.
Com aconseguir llavors que les reunions professionals en línia funcionin i siguin productives? A Bezzia et donem alguns consells per afrontar-les amb èxit. Consells que abasten des de la importància de la seva preparació, fins a la manera de comunicar-se. Un total de set consells que esperem et resultin útils:
- Convoca la reunió amb temps. Quan les reunions es fan en línia és molt important convocar-les amb antelació perquè tots els assistents puguin organitzar les seves agendes. Així mateix serà molt important destacar a la convocatòria la rellevància de la puntualitat i la impossibilitat d'incorporar-s'hi un cop passats els cinc primers minuts per evitar distraccions.
- Defineix-ne l'objectiu. A l'hora de convocar reunió és important que l'objectiu quedi definit. Enviar juntament amb la convocatòria un petit guió amb els punts que es tractaran contribuirà que tots els participants estiguin previnguts i puguin preparar algunes notes.
- Evita les distraccions. Distreure's en una reunió professional en línia és molt fàcil, més del que penses. Per això és recomanable silenciar el mòbil i les notificacions del correu electrònic, així com informar si hi ha més gent a casa des de quina hora i fins a quina hora no t'han de molestar.
- Saluda i interessa't per la resta d'interlocutors. Interessar-se per l'interlocutor, saludant-lo i preguntant-li com està és una cosa que contribueix a crear un ambient més relaxat, més agradable. És una cosa a la qual no hem de renunciar sigui la reunió amb el nostre cap, amb companys de feina o amb clients, ja que estableix un clima propici per a qualsevol relació.
- Utilitza un llenguatge senzill i clar. Sempre és recomanable establir un llenguatge tan senzill i concís com sigui possible, especialment quan no coneixem bé la resta d'interlocutors. Utilitzar un llenguatge molt tècnic que resulti complicat per a l'altra part ens allunyarà d'aquesta. De la mateixa manera, mai no hem de donar per fet que aquests coneixen tota la informació.
- Cuida la postura i la mirada. Que ens trobem a l'altra banda d'una pantalla no vol dir que ens puguem oblidar d'un detall bàsic però important com és tenir cura de la postura i la mirada. En una reunió en línia perdem informació visual respecte a una presencial, per això és encara més important prestar atenció al llenguatge no verbal, a la postura, al to de veu oa la mirada. Mantenir el contacte visual serà essencial.
- Fomenta la interacció. Tenint en compte que podem mantenir la plena atenció dels interlocutors durant un màxim de 20 minuts, és important que hi hagi temps tant per exposar el tema com per preguntar si hi ha dubtes o algun assistent vol aportar alguna cosa. Fomentar la interacció demostra linterès per lopinió de la resta i reforça les relacions en aquestes reunions professionals en línia.
T'han resultat útils aquests consells?