Parami nang parami ang mga tao ang nagtatrabaho mula sa bahay, isang katotohanan kung saan ang pandemya ay nag-ambag sa huling dalawang taon. Marami rin ang napilitang baguhin ang kanilang paraan ng pagtatrabaho mula sa isang araw patungo sa susunod, na humaharap sa malalaking hamon. Dahil ito ay, walang pag-aalinlangan, upang umangkop sa isa pang paraan ng komunikasyon, mahalaga para sa makayanan ang mga propesyonal na pagpupulong online.
maayos na komunikasyon sa mga empleyado, pangkat ng trabaho at/o mga kliyente ay may positibong epekto sa parehong pagganap at pagiging produktibo. At ang mga digital na channel ay nangangailangan ng higit na atensyon at pagbagay. Dahil ang pagkawala ng atensyon sa isang video call meeting o hindi makapaghatid ng mensahe ng tama ay mas madali sa pamamagitan ng ganitong paraan.
Kung nakita mong kinakailangan na magkaroon ng mga online na pagpupulong, malamang na mayroon ka na nakita ang mga unang paghihirap. Ang isa sa pinakamahalaga ay, walang alinlangan, ang kakayahang makagambala. Sa mga online na pagpupulong, ang ating utak ay may posibilidad na maghanap ng mga kalapit na stimuli, na nagiging sanhi ng pagkawala ng atensyon. Ang isa pa ay ang pagkawala sa bisa ng komunikasyon at ang paraan ng pagtanggap ng kausap sa ating mensahe ay nagbabago kapag hindi tayo magkaharap.
Kaya paano gagawing gumana ang mga online na propesyonal na pagpupulong at maging produktibo? Sa Bezzia binibigyan ka namin ng ilang mga tip upang harapin ang mga ito matagumpay. Mga tip na mula sa kahalagahan ng paghahanda nito, hanggang sa kung paano makipag-usap. Sa kabuuan, pitong tip na inaasahan naming kapaki-pakinabang sa iyo:
- Tawagan ang pulong sa oras. Kapag ang mga pagpupulong ay gaganapin online, napakahalaga na tawagan sila nang maaga upang ang lahat ng mga dadalo ay maisaayos ang kanilang mga agenda. Napakahalaga din na i-highlight sa tawag ang kahalagahan ng pagiging maagap at ang imposibilidad ng pagsali dito kapag lumipas na ang unang limang minuto upang maiwasan ang mga abala.
- Tukuyin ang iyong layunin. Kapag nagpapatawag ng pulong, mahalagang matukoy ang layunin ng pulong. Ang pagpapadala kasama ng tawag ng isang maliit na script na may mga puntong tatalakayin ay makakatulong sa lahat ng mga kalahok na magkaroon ng kamalayan at maghanda ng ilang mga tala.
- Iwasan ang mga nakakaabala. Napakadaling magambala sa isang propesyonal na online na pagpupulong, higit pa sa iniisip mo. Para sa kadahilanang ito, ipinapayong patahimikin ang mga abiso sa mobile at email, pati na rin ipaalam kung may mas maraming tao sa bahay mula sa anong oras at hanggang anong oras hindi ka dapat abalahin.
- Kamustahin at maging interesado sa iba pang mga kausap. Ang pagiging interesado sa kausap, pagbati sa kanya at pagtatanong sa kanya kung paano siya ay isang bagay na nag-aambag sa paglikha ng isang mas nakakarelaks, mas kaaya-aya na kapaligiran. Ito ay isang bagay na hindi natin dapat isuko, maging ang pagpupulong sa ating boss, sa mga katrabaho o sa mga kliyente, dahil ito ay nagtatatag ng isang paborableng klima para sa anumang relasyon.
- Gumamit ng simple at malinaw na wika. Laging ipinapayong magtatag ng isang wika na kasing simple at maigsi hangga't maaari, lalo na kapag hindi natin lubos na kilala ang iba pang mga kausap. Ang paggamit ng isang napaka-teknikal na wika na kumplikado para sa kabilang partido, ay maglalayo sa amin mula dito. Katulad nito, hindi natin dapat ipagpalagay na alam nila ang lahat ng impormasyon.
- Ingatan ang iyong postura at titig. Na tayo ay nasa kabilang panig ng isang screen ay hindi nangangahulugan na makakalimutan natin ang isang pangunahing ngunit mahalagang detalye tulad ng pag-aalaga sa postura at titig. Sa isang online na pagpupulong, nawawalan tayo ng visual na impormasyon kumpara sa isang harapang pagpupulong, kaya mas mahalaga na bigyang-pansin ang di-berbal na wika, postura, tono ng boses o titig. Ang pagpapanatili ng pakikipag-ugnay sa mata ay mahalaga.
- Hikayatin ang pakikipag-ugnayan. Isinasaalang-alang na maaari nating mapanatili ang buong atensyon ng mga kausap sa loob ng maximum na 20 minuto, mahalaga na may oras kapwa upang iharap ang paksa at tanungin kung mayroong anumang mga pagdududa o kung may sinumang dumalo na gustong mag-ambag. Ang paghihikayat sa pakikipag-ugnayan ay nagpapakita ng interes sa opinyon ng iba at nagpapatibay ng mga relasyon sa mga propesyonal na online na pagpupulong na ito.
Natagpuan mo bang kapaki-pakinabang ang mga tip na ito?