ในช่วงฤดูหนาวเราใช้เวลาอยู่บ้านมากขึ้น ช่วงเวลาที่เราสามารถใช้ประโยชน์จากมันได้ จัดบ้านของเราให้เป็นระเบียบ และในเอกสารของเรา กี่ครั้งแล้วที่คุณเสียเวลาไปกับการค้นหาสิ่งนี้หรือกระดาษที่พวกเขาร้องขอเพื่อให้สามารถดำเนินการตามขั้นตอนเฉพาะได้?
ตรวจสอบและจัดเรียงเอกสาร ไม่ใช่สิ่งที่ปกติเราจะรู้สึกชอบ แต่มันจำเป็น การแยกเอกสารทางราชการออกจากเอกสารทางการเงินหรือเอกสารแรงงานจะช่วยให้เราประหยัดเวลาในอนาคต และคุณต้องทำเพียงครั้งเดียว จากนั้นก็จะเพียงพอที่จะปฏิบัติตามเกณฑ์เดียวกันเพื่อจัดประเภทใหม่
หากคุณเคยคิดมากกว่าหนึ่งครั้งว่าคุณต้อง กระดาษสะอาด ถึงเวลาแล้ว! อย่าปิดเครื่องอีกต่อไปและใช้ประโยชน์จากช่วงบ่ายที่สภาพอากาศไม่เอื้ออำนวยให้คุณทำกิจกรรมอื่น ๆ เพื่อนั่งในห้องนั่งเล่นและใจเย็น ๆ วางชีวิตของคุณให้เป็นระเบียบ
คุณต้องการอะไร
มีหลายวิธีในการจัดระเบียบและแยกประเภทเอกสาร หนึ่งในระบบที่ง่ายและใช้งานได้จริงที่สุดสำหรับงานนี้คือระบบที่จัดทำโดย การจัดเก็บโฟลเดอร์ ตามหลักการแล้วให้มีโฟลเดอร์สำหรับเอกสารสำคัญแต่ละกลุ่ม (เอกสารราชการเอกสารทางการเงิน ... ฯลฯ ) และกรอกข้อมูลเหล่านี้ด้วยฝาพลาสติกทั้งแบบเรียบง่ายและแบบปิดด้วยตีนตุ๊กแกซึ่งคุณสามารถนำออกได้อย่างง่ายดาย
สิ่งสำคัญคือต้องลงทุนในสิ่งที่ดี แหวนประสาน คิดว่าจะมีบางหมวดหมู่ที่เอกสารมีน้ำหนักมากและต้องการคุณภาพขั้นต่ำของคุณ เมื่อจัดระเบียบเอกสารแล้วคุณจะต้องการให้โฟลเดอร์มีความทนทานดังนั้นคุณจึงไม่ต้องทำงานซ้ำทั้งหมด
จัดเรียงตามหัวข้อและที่เก็บถาวร
เมื่อคุณเลือกระบบองค์กรแล้วให้รวบรวมเอกสารทั้งหมดและ ตรวจสอบทีละคน หากคุณยังไม่เคยทำมาก่อน กำจัดสิ่งที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไปและจัดเรียงส่วนที่เหลือเป็นหมวดหมู่ต่างๆเมื่อคุณทำตามขั้นตอนเหล่านั้น สิ่งต่อไปนี้สะดวกสบายสำหรับเรา:
- เอกสารราชการ. สำเนา DNI หนังสือเดินทางสูติบัตรสมุดครอบครัวใบทะเบียนข้อตกลงการแต่งงาน ... การมีสำเนาเอกสารเหล่านี้จะเป็นประโยชน์เสมอ คุณจะต้องการพวกเขาในช่วงเวลาที่คาดหวังอย่างน้อยที่สุด
- เอกสารทางการเงิน. เอกสารทั้งหมดที่คุณได้รับจากธนาคารเมื่อจ้างบัญชีเงินฝากบัตรหรือกองทุนการลงทุนรวมถึงตัวอย่างอื่น ๆ คุณสามารถใส่สำเนาคีย์การ์ดได้ด้วยในกรณีที่ทำหาย
- เอกสารทางการแพทย์. ตามหลักการแล้วให้สร้างการแยกสำหรับประวัติของสมาชิกในครอบครัวแต่ละคนและบันทึกข้อมูลพื้นฐานเช่นกลุ่มเลือดโรคภูมิแพ้ความเจ็บป่วย / การปฏิบัติงานที่สำคัญในเอกสารหลัก นอกจากนี้เราจะรวบรวมเอกสารประกันสุขภาพบันทึกการฉีดวัคซีนและการทดสอบทางการแพทย์ที่สำคัญที่สุด ...
- เอกสารที่อยู่อาศัย. สัญญาเช่าหรือขายบ้านประกันที่เกี่ยวข้องกับบ้าน: บ้านชีวิตเช่า ฯลฯ สัญญาจำนองหรือสัญญาจัดหาเงินหากคุณมี นอกเหนือจากใบเสร็จรับเงิน IBI ล่าสุดใบเสร็จรับเงินของชุมชนและสัญญาจัดหาและบริการและใบเสร็จรับเงิน การอุทิศปลอกพลาสติกให้กับใบเรียกเก็บเงินและใบเสร็จล่าสุดสำหรับการซื้อและการซ่อมแซมครั้งใหญ่อาจเป็นสิ่งสำคัญ
- เอกสารประจำรถ. สัญญาซื้อขายและจัดไฟแนนซ์รถยนต์ / รถจักรยานยนต์ ประกันภัยภาษีถนนไอทีวี ฯลฯ
- เอกสารแรงงาน. ข้อมูลประกันสังคม: อายุงานล่าสุดหมายเลขประกันสังคม ... สัญญาการทำงานและการจ่ายเงินเดือนล่าสุด นอกเหนือจากเอกสารอื่น ๆ เช่นการลาสวัสดิการการว่างงานเป็นต้น
- เอกสารอื่น ๆ ในโฟลเดอร์อื่นคุณสามารถรวบรวมการรับประกันและหนังสือคำแนะนำสำหรับเครื่องใช้ในครัวเรือนใบแจ้งหนี้การซื้อล่าสุดและใบรับรองการฝึกอบรม
อย่าลังเลที่จะลอง องค์กรประเภทอื่น ๆ; สิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับบางคนอาจไม่ได้ผลสำหรับคนอื่น มีผู้ที่ต้องการมีตู้เก็บเอกสารส่วนตัวสำหรับสมาชิกแต่ละคนในครอบครัวและรวบรวมเอกสารทางการการเงินการแพทย์และแรงงานไว้ในแฟ้ม ทิ้งค่าที่อยู่อาศัยยานพาหนะและค่าใช้จ่ายในครัวเรือน
ใช้งานง่ายและ แบ่งงาน ในวันที่แตกต่างกันหากปริมาณกระดาษมีความสำคัญ คุณไม่จำเป็นต้องทำทั้งหมดในวันเดียว แต่ไม่แนะนำให้ยืดเวลานานเกินไป