Stadig flere jobber hjemmefra, et faktum som pandemien har bidratt til de siste to årene. Mange har også blitt tvunget til å endre måten å jobbe på fra den ene dagen til den andre, med store utfordringer. Som det er, uten tvil, å tilpasse seg en annen form for kommunikasjon, avgjørende for takle fagmøter på nett.
riktig kommunikasjon med ansatte, arbeidsteam og/eller kunder har en positiv innvirkning på både ytelse og produktivitet. Og digitale kanaler krever større oppmerksomhet og tilpasning. Fordi det er lettere å miste oppmerksomheten i et videosamtalemøte eller ikke kunne formidle et budskap på riktig måte.
Hvis du har funnet det nødvendig å ha nettmøter, har du sannsynligvis allerede gjort det oppdaget de første vanskelighetene. En av de viktigste er, uten tvil, evnen til å distrahere. I nettmøter har hjernen vår en tendens til å se etter nærliggende stimuli, noe som fører til tap av oppmerksomhet. En annen er tapet i effektiviteten av kommunikasjon og er at måten samtalepartneren mottar budskapet vårt på endres når vi ikke står ansikt til ansikt.
Så hvordan få online profesjonelle møter til å fungere og være produktive? I Bezzia vi gir deg noen tips for å håndtere dem vellykket. Tips som spenner fra viktigheten av å forberede det, til hvordan man kommuniserer. Totalt syv tips som vi håper du finner nyttige:
- Ring møtet i tide. Når møter holdes på nett, er det svært viktig å ringe dem på forhånd slik at alle deltakere kan organisere sine agendaer. Det vil også være svært viktig å fremheve i utlysningen viktigheten av punktlighet og umuligheten av å bli med når de første fem minuttene har gått for å unngå distraksjoner.
- Definer målet ditt. Ved innkalling til møte er det viktig at formålet med møtet er definert. Å sende sammen med samtalen et lite manus med punktene som skal diskuteres vil hjelpe alle deltakerne til å være oppmerksomme og forberede noen notater.
- Unngå distraksjoner. Å bli distrahert i et profesjonelt nettmøte er veldig enkelt, mer enn du tror. Av denne grunn er det lurt å dempe mobil- og e-postvarslingene, samt informere om det er flere hjemme fra hvilket tidspunkt og til hvilket tidspunkt de ikke skal plage deg.
- Si hei og vær interessert i resten av samtalepartnerne. Å være interessert i samtalepartneren, hilse på ham og spørre hvordan han har det er noe som bidrar til å skape en mer avslappet, hyggeligere atmosfære. Det er noe vi ikke bør gi opp, det være seg møtet med sjefen vår, med medarbeidere eller med kunder, siden det skaper et gunstig klima for ethvert forhold.
- Bruk et enkelt og tydelig språk. Det er alltid lurt å etablere et språk som er så enkelt og konsist som mulig, spesielt når vi ikke kjenner resten av samtalepartnerne godt. Å bruke et veldig teknisk språk som er komplisert for motparten, vil distansere oss fra det. På samme måte bør vi aldri anta at de kjenner all informasjonen.
- Ta vare på din holdning og blikk. At vi er på den andre siden av en skjerm betyr ikke at vi kan glemme en grunnleggende, men viktig detalj som å ta vare på holdning og blikk. I et nettmøte mister vi visuell informasjon sammenlignet med et ansikt-til-ansikt møte, så det er enda viktigere å ta hensyn til ikke-verbalt språk, holdning, tonefall eller blikk. Å opprettholde øyekontakt vil være avgjørende.
- Oppmuntre til samhandling. Tatt i betraktning at vi kan opprettholde samtalepartnernes fulle oppmerksomhet i maksimalt 20 minutter, er det viktig at det er tid både til å presentere temaet og spørre om det er tvil eller om noen fremmøtte ønsker å bidra med noe. Å oppmuntre til samhandling viser interesse for andres mening og styrker relasjoner i disse profesjonelle nettmøtene.
Har du funnet disse tipsene nyttige?