Steeds meer mensen werken vanuit huis, een feit waar de pandemie de afgelopen twee jaar aan heeft bijgedragen. Velen zijn ook gedwongen om van de ene op de andere dag hun manier van werken te veranderen en staan voor grote uitdagingen. Omdat het zonder twijfel is om je aan te passen aan een andere vorm van communicatie, essentieel voor omgaan met professionele vergaderingen online.
goede communicatie met medewerkers, werkteam en/of klanten heeft een positieve invloed op zowel de prestaties als de productiviteit. En digitale kanalen vragen meer aandacht en aanpassing. Want de aandacht verliezen in een videocall meeting of het niet goed kunnen overbrengen van een boodschap is op deze manier makkelijker.
Als je het nodig hebt gevonden om online te vergaderen, heb je dat waarschijnlijk al gedaan ontdekte de eerste moeilijkheden. Een van de belangrijkste is zonder twijfel het vermogen om af te leiden. Tijdens online vergaderingen hebben onze hersenen de neiging om naar prikkels in de buurt te zoeken, waardoor we onze aandacht verliezen. Een andere is het verlies aan effectiviteit van communicatie en is dat de manier waarop de gesprekspartner onze boodschap ontvangt verandert wanneer we niet face-to-face zijn.
Dus hoe zorg je ervoor dat online professionele vergaderingen werken en productief zijn? In Bezzia we geven je wat tips om ermee om te gaan met goed gevolg. Tips die variëren van het belang van de voorbereiding tot hoe te communiceren. In totaal zeven tips waarvan we hopen dat je ze nuttig vindt:
- Bel de vergadering op tijd. Wanneer vergaderingen online worden gehouden, is het erg belangrijk om ze van tevoren te bellen, zodat alle aanwezigen hun agenda kunnen organiseren. Het zal ook erg belangrijk zijn om in de oproep het belang van stiptheid te benadrukken en de onmogelijkheid om deel te nemen zodra de eerste vijf minuten zijn verstreken om afleiding te voorkomen.
- Definieer je doel. Bij het bijeenroepen van een vergadering is het van belang dat het doel van de vergadering wordt bepaald. Door met de oproep een klein script mee te sturen met de punten die zullen worden besproken, zullen alle deelnemers hiervan op de hoogte zijn en enkele aantekeningen kunnen maken.
- Voorkom afleiding. Afleiden tijdens een professionele online meeting is heel eenvoudig, meer dan je denkt. Om deze reden is het raadzaam om de mobiele en e-mailmeldingen te dempen en te informeren of er meer mensen thuis zijn vanaf hoe laat en tot hoe laat ze u niet mogen storen.
- Zeg hallo en wees geïnteresseerd in de rest van de gesprekspartners. Geïnteresseerd zijn in de gesprekspartner, hem begroeten en vragen hoe het met hem gaat, draagt bij aan een meer ontspannen, aangenamere sfeer. Het is iets dat we niet moeten opgeven, of het nu de ontmoeting met onze baas, met collega's of met klanten is, omdat het een gunstig klimaat schept voor elke relatie.
- Gebruik eenvoudige en duidelijke taal. Het is altijd raadzaam om een zo eenvoudig en beknopt mogelijk taalgebruik vast te stellen, vooral als we de rest van de gesprekspartners niet goed kennen. Door een zeer technische taal te gebruiken die ingewikkeld is voor de andere partij, zullen we er afstand van nemen. Evenzo mogen we er nooit vanuit gaan dat ze alle informatie kennen.
- Zorg voor je houding en blik. Dat we aan de andere kant van een scherm zitten, betekent niet dat we een basaal maar belangrijk detail kunnen vergeten, zoals het verzorgen van houding en blik. Bij een online meeting verliezen we visuele informatie in vergelijking met een face-to-face meeting, dus het is nog belangrijker om aandacht te besteden aan non-verbale taal, houding, tone of voice of blik. Het onderhouden van oogcontact zal essentieel zijn.
- Stimuleer interactie. Rekening houdend met het feit dat we de volledige aandacht van de gesprekspartners maximaal 20 minuten kunnen vasthouden, is het belangrijk dat er tijd is om zowel het onderwerp te presenteren als te vragen of er twijfels zijn of dat een deelnemer iets wil bijdragen. Het aanmoedigen van interactie toont interesse in de mening van anderen en versterkt de relaties in deze professionele online ontmoetingen.
Vond u deze tips nuttig?