Sve više ljudi radi od kuće, čemu je u posljednje dvije godine pridonijela i pandemija. Mnogi su također bili prisiljeni mijenjati svoj način rada iz dana u dan, suočavajući se s velikim izazovima. Kako je, bez sumnje, prilagoditi se drugom obliku komunikacije, bitnom za nositi sa stručnim sastancima na mreži.
pravilnu komunikaciju sa zaposlenicima, radnim timom i/ili klijentima ima pozitivan utjecaj na učinak i produktivnost. A digitalni kanali zahtijevaju veću pažnju i prilagodbu. Budući da je na taj način lakše izgubiti pozornost na sastanku videopoziva ili ne moći ispravno prenijeti poruku.
Ako ste smatrali da je potrebno održavati online sastanke, vjerojatno već jeste otkrili prve poteškoće. Jedna od najvažnijih je, bez sumnje, sposobnost ometanja. U online sastancima, naš mozak teži traženju obližnjih podražaja, što uzrokuje gubitak pažnje. Drugi je gubitak učinkovitosti komunikacije i to da se način na koji sugovornik prima našu poruku mijenja kada nismo licem u lice.
Dakle, kako učiniti da mrežni profesionalni sastanci funkcioniraju i budu produktivni? U Bezzia dajemo vam malo savjete kako se nositi s njima uspješno. Savjeti koji sežu od važnosti pripreme do načina komuniciranja. Ukupno sedam savjeta za koje se nadamo da ćete biti korisni:
- Sazovite sastanak na vrijeme. Kada se sastanci održavaju online, vrlo je važno nazvati ih unaprijed kako bi svi sudionici mogli organizirati svoj dnevni red. Također će biti vrlo važno u pozivu istaknuti važnost točnosti i nemogućnost pridruživanja nakon prvih pet minuta kako bi se izbjegle ometanja.
- Definirajte svoj cilj. Prilikom sazivanja sastanka važno je definirati cilj sastanka. Slanje uz poziv male skripte s točkama o kojima će se raspravljati pomoći će svim sudionicima da budu svjesni i da pripreme neke bilješke.
- Izbjegavajte ometanje. Ometanje na profesionalnom online sastanku vrlo je jednostavno, više nego što mislite. Iz tog razloga, preporučljivo je utišati obavijesti na mobitelu i e-mailu, te obavijestiti ima li više ljudi kod kuće od kojih sati i do kojih sati ne bi trebali smetati.
- Pozdravite se i budite zainteresirani za ostale sugovornike. Zainteresirati se za sugovornika, pozdraviti ga i pitati ga kako je nešto je što doprinosi stvaranju opuštenije, ugodnije atmosfere. To je nešto od čega se ne smijemo odreći, bilo da se radi o susretu sa šefom, sa suradnicima ili klijentima, jer stvara povoljnu klimu za svaki odnos.
- Koristite jednostavan i jasan jezik. Uvijek je preporučljivo uspostaviti što jednostavniji i sažetiji jezik, pogotovo kada ne poznajemo dobro ostale sugovornike. Korištenje vrlo tehničkog jezika koji je kompliciran za drugu stranu, udaljit će nas od njega. Slično tome, nikada ne bismo trebali pretpostaviti da oni znaju sve informacije.
- Vodite računa o svom držanju i pogledu. To što smo s druge strane ekrana ne znači da možemo zaboraviti osnovni, ali važan detalj kao što je briga o držanju i pogledu. U online sastanku gubimo vizualne informacije u usporedbi sa sastankom licem u lice, pa je još važnije obratiti pažnju na neverbalni jezik, držanje, ton glasa ili pogled. Održavanje kontakta očima bit će bitno.
- Potaknite interakciju. S obzirom na to da punu pažnju sugovornika možemo zadržati maksimalno 20 minuta, važno je da ima vremena i za izlaganje teme i za pitanje ima li nedoumica ili želi li tko od sudionika nešto doprinijeti. Poticanje interakcije pokazuje interes za mišljenje drugih i jača odnose na ovim profesionalnim online sastancima.
Jesu li vam ovi savjeti bili korisni?