Yhä useammat ihmiset työskentelevät kotoa käsin, mihin pandemia on vaikuttanut kahden viime vuoden aikana. Monet ovat myös joutuneet muuttamaan työskentelytapaansa päivästä toiseen suurten haasteiden edessä. Kuten epäilemättä sopeutua toiseen viestintämuotoon, joka on välttämätöntä selviytyä ammattitapaamisista verkossa.
oikea viestintä työntekijöiden, työryhmän ja/tai asiakkaiden kanssa on positiivinen vaikutus sekä suorituskykyyn että tuottavuuteen. Ja digitaaliset kanavat vaativat enemmän huomiota ja mukauttamista. Koska huomion menettäminen kokouksessa videopuhelulla tai viestien välittämättä jättäminen on tällä tavalla helpompaa.
Jos olet huomannut online-tapaamisten järjestämisen tarpeelliseksi, olet todennäköisesti jo tehnyt havaitsi ensimmäiset vaikeudet. Yksi tärkeimmistä on epäilemättä kyky häiritä. Verkkokokouksissa aivoillamme on taipumus etsiä läheisiä ärsykkeitä, mikä aiheuttaa huomion menetyksen. Toinen on viestinnän tehokkuuden menetys ja se, että tapa, jolla keskustelukumppani vastaanottaa viestimme, muuttuu, kun emme ole kasvokkain.
Joten kuinka saada online-ammattikokoukset toimimaan ja olemaan tuottavia? Sisään Bezzia annamme sinulle jotain vinkkejä niiden käsittelemiseen onnistuneesti. Vinkkejä, jotka vaihtelevat sen valmistelun tärkeydestä kommunikointiin. Yhteensä seitsemän vinkkiä, joista toivomme olevan sinulle hyötyä:
- Kutsu kokous ajoissa. Kun kokouksia pidetään verkossa, on erittäin tärkeää soittaa niihin etukäteen, jotta kaikki osallistujat voivat järjestää esityslistansa. On myös erittäin tärkeää korostaa kutsussa täsmällisyyden tärkeyttä ja sitä, että siihen on mahdotonta liittyä viiden ensimmäisen minuutin kuluttua, jotta vältytään häiriötekijöiltä.
- Määrittele tavoitteesi. Kokousta koolle kutsuttaessa on tärkeää, että kokouksen tavoite määritellään. Kun puhelun mukana lähetetään pieni käsikirjoitus, jossa on käsiteltäviä kohtia, kaikki osallistujat ovat tietoisia ja tekevät muistiinpanoja.
- Vältä häiriötekijöitä. Hajaantuminen ammattimaisessa verkkokokouksessa on erittäin helppoa, enemmän kuin uskotkaan. Tästä syystä on suositeltavaa hiljentää mobiili- ja sähköposti-ilmoitukset sekä ilmoittaa, jos kotona on enemmän ihmisiä mihin aikaan ja mihin aikaan heidän ei pitäisi häiritä sinua.
- Tervehdi ja ole kiinnostunut muista keskustelukumppaneista. Kiinnostus keskustelukumppanista, hänen tervehtiminen ja hänen vointinsa kysyminen auttaa luomaan rennomman ja miellyttävämmän ilmapiirin. Siitä ei pidä luopua, olipa kyse sitten tapaamisesta pomomme, työtovereiden tai asiakkaiden kanssa, koska se luo suotuisan ilmapiirin mille tahansa suhteelle.
- Käytä yksinkertaista ja selkeää kieltä. On aina suositeltavaa luoda kieli, joka on mahdollisimman yksinkertainen ja ytimekäs, varsinkin kun emme tunne muita keskustelukumppaneita hyvin. Hyvin teknisen kielen käyttäminen, joka on toiselle osapuolelle monimutkaista, vie meidät pois siitä. Samoin meidän ei pitäisi koskaan olettaa, että he tietävät kaiken tiedon.
- Pidä huolta asennostasi ja katsestasi. Se, että olemme ruudun toisella puolella, ei tarkoita, että voisimme unohtaa perustavanlaatuisen mutta tärkeän yksityiskohdan, kuten asennosta ja katseesta huolehtimisen. Verkkokokouksessa menetämme visuaalista tietoa verrattuna kasvokkaiseen tapaamiseen, joten on vielä tärkeämpää kiinnittää huomiota ei-verbaaliseen kielenkäyttöön, asentoon, äänensävyyn tai katseeseen. Katsekontaktin säilyttäminen on välttämätöntä.
- Kannustaa vuorovaikutukseen. Ottaen huomioon, että pystymme ylläpitämään keskustelukumppanien täyden huomion maksimissaan 20 minuuttia, on tärkeää, että aikaa jää sekä aiheen esittelyyn että kysymiseen, onko epäilyksiä tai haluaako joku osallistuja antaa jotain. Vuorovaikutukseen rohkaiseminen osoittaa kiinnostusta muiden mielipiteisiin ja vahvistaa suhteita näissä ammattimaisissa verkkotapaamisissa.
Oletko löytänyt näistä vinkeistä hyödyllisiä?