Jesi li upravo započnite posao? Ako je tako, vjerovatno se suočavate s brojnim izazovima, uključujući dugačku listu obaveza i pitate se odakle početi. Određivanje prioriteta je jedan od ključeva budite efikasni u svom poslu a mi vam možemo pomoći da budete sa nekim savjetom.
Pokretanje biznisa nije lak zadatak a nije ni rad od kuće ako ste do sada to uvijek radili u kancelariji. Znati kako utvrditi koji su zadaci hitni, koji su važni i prepoznati najbolje doba dana za njihovo obavljanje jednako je važno kao i znati kako delegirati i izbjeći ometanja. Znate li kako se to radi?
Napravite listu obaveza
Poznavanje zadataka koje mora obavljati je ključno za sposobnost samoupravljanja i efikasnijeg rada. I za to nema ništa bolje od kreirajte pisanu listu sa svim zadacima na čekanju. I naglašavamo pisanje jer ne, ne vrijedi ih imati u glavi, morat ćete ih prenijeti na komad papira da biste mogli raditi s njima.
Nemojte se komplicirati, napravite opštu listu zadataka, a da za sada ne obraćate pažnju na bilo koju vrstu naloga. To će biti kasnije kada budete radili od ovoga do strukturirajte svoje radno opterećenje dnevno i sedmično, pa pazite na to.
Prioritet: hitno i važno
Idealno je da planirate svoje kratkoročni zadaci, danima ili sedmicama, uvijek imajući, naravno, utvrđene mjesečne i godišnje ciljeve i ciljeve. Ali odakle početi? Za prebacivanje zadataka na čekanju na dnevnu ili sedmičnu listu, bitno je razlikovati koji su od njih hitni, koji su važni, a koji mogu čekati da se riješe.
Kako razlikujemo hitne zadatke od važnih? Po definiciji hitnih zadataka Biće to oni sa čijim rokom se ne može pregovarati, oni koji će ako se ne reše na vreme imati negativne posledice po poslovanje. Sa svoje strane bit će oni koji će doprinijeti jačanju i unapređenju našeg poslovanja na duži rok; zadataka s kojima ćemo se prije ili kasnije morati pozabaviti.
Hitni zadaci će prioritet nad važnim kako bi se ispoštovali rokovi. Biće to zadaci za koje ćete morati da rezervišete vreme za prvu stvar ujutru, kada vam je nivo energije visok. Kasnije, kod onih sa niskim performansama, možete se posvetiti rutinskim zadacima ili onima koji zahtijevaju malo vremena.
Žaba
Znate li koja se vrsta zadatka zove zadatak žaba? A najkompleksniji, onaj za koji znate da ćete morati posvetiti više vremena i truda. Identificirati to je važno da biste to mogli prvo riješiti. Na taj način ne samo da ćete se moći prije riješiti najkomplikovanijeg zadatka, nego se nećete stalno blokirati misleći da ga morate riješiti i da ne idete naprijed jer ga ne radite. Zamislite nalet da skinete jednu od debelih.
postavljena vremena
Pravljenje lista je u redu, ali također morate odrediti vrijeme za svaki zadatak. Tamo će biti opsežni zadaci čija vremena ćete teško utvrditi. U tim slučajevima, podijelite ih tako što ćete uključiti podzadatke u listu, kako biste bolje upravljali vremenom.
Kako računamo vremena? Dobra strategija za njih je da na početku izmjere koliko nam je vremena potrebno da uradimo to i to i to zapišemo. Tek tada ćete moći uspostaviti duža vremena u budućnosti. konkretno i stvarno za svakog od njih.
Još uvijek nemate podatke? Neka bude stvarno! To je jedini način da se stvori dobro planiranje. Mi nismo mašine, pravite pauze i nemojte biti pretjerani optimisti. A ako ne uspete da ispunite utvrđeno, naučite da budete fleksibilni i analizirajte koji su vas razlozi spriječili u tome.
Delegat
Delegiranje je veoma važno. Ne govorimo nužno o zapošljavanju osobe koja s vama dijeli zadatke, već o outsourcing te zadatke da ne morate sami da radite ili da neko drugi može bolje ili za kraće vreme. Rješavanje specifičnih procedura ili oporezivanje poslovanja stvari su koje drugi mogu učiniti za vas i koje vas mogu učiniti produktivnijim.
Izbjegavajte ometanje
Pauziranje da pročitate dolaznu poruku u prijemnom sandučetu, odgovorite na Skype poruku ili provjerite imate li nove WhatsApp poruke prekinut će vaš rad. I što se to češće dešava, teže ćete se koncentrirati i manje ćete biti efikasni na poslu. Da se to ne bi desilo, da ne bi ometali pažnju, idealno je da tokom radnog vremena isključiti obavještenja i odredite određeno vrijeme za pregled svih vrsta poruka. Raspored koji vam omogućava da ranije završite sa svim hitnim i važnim zadacima dana.