يعمل المزيد والمزيد من الناس من المنزل ، وهي حقيقة ساهم فيها الوباء في العامين الماضيين. كما أُجبر الكثيرون على تغيير طريقتهم في العمل من يوم إلى آخر ، في مواجهة تحديات كبيرة. كما هو ، بلا شك ، التكيف مع شكل آخر من أشكال الاتصال ، وهو أمر ضروري التعامل مع الاجتماعات المهنية عبر الإنترنت.
التواصل المناسب مع الموظفين وفريق العمل و / أو العملاء له تأثير إيجابي على كل من الأداء والإنتاجية. وتتطلب القنوات الرقمية قدرًا أكبر من الاهتمام والتكيف. لأن فقدان الانتباه في اجتماع مكالمة الفيديو أو عدم القدرة على نقل رسالة بشكل صحيح أسهل بهذه الطريقة.
إذا وجدت أنه من الضروري عقد اجتماعات عبر الإنترنت ، فمن المحتمل أنك قمت بذلك بالفعل كشف الصعوبات الأولى. من أهمها ، بلا شك ، القدرة على تشتيت الانتباه. في الاجتماعات عبر الإنترنت ، يميل دماغنا إلى البحث عن المحفزات القريبة ، مما يؤدي إلى فقدان الانتباه. آخر هو فقدان فعالية الاتصال وهو أن الطريقة التي يتلقى بها المحاور رسالتنا تتغير عندما لا نكون وجهاً لوجه.
إذًا، كيف نجعل الاجتماعات المهنية عبر الإنترنت ناجحة ومثمرة؟ في Bezzia نقدم لكم بعض نصائح للتعامل معهم بنجاح. نصائح تتراوح من أهمية التحضير إلى كيفية التواصل. إجمالي سبع نصائح نأمل أن تجدها مفيدة:
- اتصل بالاجتماع في الوقت المحدد. عند عقد الاجتماعات عبر الإنترنت ، من المهم جدًا الاتصال بها مسبقًا حتى يتمكن جميع الحاضرين من تنظيم جداول أعمالهم. سيكون من المهم جدًا أيضًا إبراز أهمية الالتزام بالمواعيد واستحالة الانضمام إليه بمجرد مرور الدقائق الخمس الأولى لتجنب الانحرافات.
- حدد هدفك. عند عقد اجتماع ، من المهم تحديد هدف الاجتماع. إرسال نص صغير مع المكالمة مع النقاط التي ستتم مناقشتها سيساعد جميع المشاركين على إدراك وإعداد بعض الملاحظات.
- تجنب المشتتات. من السهل جدًا تشتيت انتباهك في اجتماع احترافي عبر الإنترنت ، أكثر مما تعتقد. لهذا السبب ، يُنصح بإسكات إشعارات الهاتف المحمول والبريد الإلكتروني ، وكذلك إبلاغ ما إذا كان هناك المزيد من الأشخاص في المنزل من أي وقت وإلى أي وقت يجب ألا يزعجوك.
- قل مرحباً وكن مهتمًا ببقية المحاورين. أن تكون مهتمًا بالمحاور ، وتحية له وتسأله عن حالته ، وهو أمر يساهم في خلق جو أكثر استرخاءً وإمتاعًا. إنه شيء يجب ألا نتخلى عنه ، سواء كان ذلك الاجتماع مع رئيسنا أو مع زملائنا في العمل أو مع العملاء ، لأنه يوفر مناخًا مناسبًا لأي علاقة.
- استخدم لغة بسيطة وواضحة. يُنصح دائمًا بتأسيس لغة بسيطة ومختصرة قدر الإمكان ، خاصةً عندما لا نعرف جيدًا باقي المحاورين. إن استخدام لغة فنية معقدة للغاية بالنسبة للطرف الآخر ، سوف يبعدنا عنها. وبالمثل ، يجب ألا نفترض أبدًا أنهم يعرفون كل المعلومات.
- اعتني بوضعك ونظرتك. كوننا على الجانب الآخر من الشاشة لا يعني أنه يمكننا أن ننسى تفاصيل أساسية ولكنها مهمة مثل الاهتمام بالوضعية والنظرة. في الاجتماع عبر الإنترنت ، نفقد المعلومات المرئية مقارنةً بالاجتماع وجهًا لوجه ، لذلك من المهم جدًا الانتباه إلى اللغة غير اللفظية أو الموقف أو نبرة الصوت أو النظرة. سيكون من الضروري الحفاظ على الاتصال بالعين.
- شجع على التفاعل. مع الأخذ في الاعتبار أنه يمكننا الحفاظ على الاهتمام الكامل للمحاورين لمدة أقصاها 20 دقيقة ، من المهم أن يكون هناك وقت لعرض الموضوع والسؤال عما إذا كانت هناك أي شكوك أو ما إذا كان أي من الحاضرين يريد المساهمة بشيء ما. يُظهر تشجيع التفاعل الاهتمام برأي الآخرين ويقوي العلاقات في هذه الاجتماعات المهنية عبر الإنترنت.
هل وجدت هذه النصائح مفيدة؟