وثائق مهمة في المنزل: كيف تنظمها؟

خلال أشهر الشتاء نقضي المزيد من الوقت في المنزل. وقت يمكننا الاستفادة منه رتب منزلنا وفي صحفنا. كم مرة أهدرت وقتًا في البحث عن هذه الورقة أو تلك التي يطلبونها لتتمكن من تنفيذ إجراء معين؟

مراجعة الأعمال الورقية وفرزها إنه ليس شيئًا نشعر به عادةً ولكنه ضروري. فصل الوثائق الرسمية عن المستندات المالية أو العمالية سيوفر لنا الوقت في المستقبل. وما عليك سوى القيام بذلك مرة واحدة ؛ ثم يكفي اتباع نفس المعايير لتصنيف المعايير الجديدة.

إذا كنت تعتقد أكثر من مرة أنه عليك ذلك أوراق نظيفة لقد حان الوقت! لا تؤجله أكثر من ذلك واستفد من فترة ما بعد الظهيرة حيث لا يسمح لك الطقس بالقيام بأنشطة أخرى للجلوس في غرفة المعيشة وبهدوء ، رتب حياتك.

ماذا تحتاج؟

توجد طرق عديدة لتنظيم الأوراق وتصنيفها. أحد أبسط الأنظمة وأكثرها عملية لهذه المهمة هو النظام الذي يوفره مجلدات الملفات. من الناحية المثالية ، يكون لديك مجلد لكل مجموعة من المستندات المهمة (المستندات الرسمية ، والمستندات المالية ... إلخ) واستكملها بأغلفة بلاستيكية ، بسيطة وبسيطة مع إغلاق الفيلكرو ، والتي يمكنك إزالتها بسهولة.

من المهم أن تستثمر في السلعة المجلدات الدائري. اعتقد أنه ستكون هناك فئات معينة يكون فيها التوثيق ثقيلًا وسيتطلب ذلك حدًا أدنى من الجودة منك. بمجرد تنظيم الأوراق ، ستحتاج أيضًا إلى أن تكون المجلدات متينة حتى لا تضطر إلى تكرار كل العمل.

فرز حسب الموضوع والأرشيف

بمجرد اختيارك لنظام تنظيمي ، اجمع كل الأوراق و تحقق منهم واحدا تلو الآخر ، إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل. تخلص من أولئك الذين لم تعد بحاجة إليهم وقم بفرز البقية إلى فئات مختلفة أثناء تصفحهم. ما يلي مريح بالنسبة لنا:

• مستندات رسمية. نسخ من DNI ، جوازات السفر ، شهادات الميلاد ، دفتر العائلة ، شهادة التسجيل ، اتفاقيات الزواج ... الحصول على نسخة من هذه الوثائق مفيد دائمًا ؛ سوف تحتاجهم في اللحظة المتوقعة على الأقل.
• الوثائق المالية. كل تلك الأوراق التي حصلت عليها في البنك عند استئجار حساب جاري أو بطاقة أو صندوق استثمار ، من بين أمثلة أخرى. يمكنك أيضًا تضمين نسخة من بطاقات المفاتيح في حالة فقدها.
• المستندات الطبية. من الناحية المثالية ، قم بإنشاء فصل لكل فرد من أفراد الأسرة وسجل المعلومات الأساسية مثل فصيلة الدم والحساسية والأمراض / العمليات الرئيسية على الورقة الرئيسية. كما سنقوم بجمع أوراق التأمين الطبي وسجلات التطعيم وأهم التحاليل الطبية ...
• مستندات الإسكان. عقد إيجار أو بيع المنزل ، والتأمين المتعلق بالمنزل: المنزل ، والحياة ، والإيجار ، إلخ. عقد الرهن العقاري أو التمويل ، إذا كان لديك. بالإضافة إلى أحدث إيصالات IBI وإيصالات المجتمع وعقود وإيصالات التوريد والخدمة. قد يكون من المهم أيضًا تخصيص غلاف بلاستيكي لأحدث الفواتير والإيصالات لعمليات الشراء والإصلاحات الرئيسية.
• وثائق المركبة. عقد بيع وتمويل السيارة / الدراجة النارية. التأمين ، ضرائب الطرق ، ITV ، إلخ.
• وثائق العمل. بيانات الضمان الاجتماعي: آخر حياة عمل ، رقم الضمان الاجتماعي ... عقود العمل وآخر رواتب. بالإضافة إلى المستندات الأخرى مثل الإجازة والمزايا والبطالة وما إلى ذلك.
• أوراق أخرى. في مجلد آخر ، يمكنك جمع الضمانات وكتب الإرشادات للأجهزة المنزلية وفواتير الشراء الأخيرة وشهادات التدريب.

لا تتردد في المحاولة نوع آخر من التنظيم؛ ما يصلح للبعض قد لا يكون ملائما للبعض الآخر. هناك من يفضل وجود خزانة ملفات شخصية لكل فرد من أفراد الأسرة وجمع الوثائق الرسمية والمالية والطبية والعمالية ؛ ترك المنازل والمركبات والفواتير المنزلية.

خذها بسهولة و تقسيم العمل في أيام مختلفة إذا كان حجم الأوراق مهمًا. لا يتعين عليك القيام بكل ذلك في يوم واحد ولكن لا يُنصح بتمديده لفترة طويلة جدًا.