Prioriza y se eficiente en tu trabajo con estos consejos

Eficiencia en el trabajo

¿Acabas de emprender un negocio? Si es así probablemente te estes enfrentando a numerosos retos, entre ellos una gran lista de tareas y la duda de por cuál empezar. Priorizar es una de las claves para ser eficiente en tu trabajo y podemos ayudarte a serlo con algunos consejos.

Emprender no es tarea fácil y tampoco lo es trabajar desde casa si hasta ahora siempre lo has hecho en una oficina.  Saber establecer que tareas son urgentes, cuales son importantes y reconocer el mejor momento del día para llevarlas a cabo es tan importante como saber delegar y evitar distracciones. ¿Sabes hacerlo?

Crear una lista de tareas

Conocer las tareas que uno debe realizar es clave para poder autogestionarse y ser más eficiente en tu trabajo. Y para ello no hay nada mejor como crear una lista escrita con todas las tareas pendientes. Y remarcamos escrita porque no, no vale con tenerlas en la cabeza, necesitarás trasladarlas a un papel para poder trabajar con ellas.

Haz una lista

No te compliques, crea una lista de tareas general, sin prestar atención por ahora a ningún tipo de orden. Será después cuando trabajes a partir de esta para estructurar tu carga de trabajo diaria y semanal así que no la pierdas de vista.

Prioriza: Lo urgente y lo importante

Lo ideal es planificar tus tareas a corto plazo, por días o semanas, teniendo siempre, por supuesto, unos objetivos y metas mensuales y anuales establecidas. Pero, ¿por dónde empezar?  Para transferir las tareas pendientes a una lista diaria o semanal es imprescindible diferenciar cuáles de estas son urgentes, cuáles importantes y cuales pueden esperar a ser resueltas.

¿Cómo diferenciamos las tareas urgentes de las importantes? Por definición las tareas urgentes serán aquellas cuyo plazo no es negociable, aquellas que de no solucionar a tiempo acarrearán consecuencias negativas para el negocio. Las importantes, por su parte, serán aquellas que contribuirán a impulsar y mejorar nuestro negocio a largo plazo; tareas que antes o después deberemos abordar.

Las tareas urgentes tendrán prioridad sobre las importantes con el fin de cumplir los plazos. Serán tareas a las que tendrás que reservar tiempo a primera hora de la mañana, cuando tus niveles de energía sean altos. Después en los de bajo rendimiento, podrás dedicarte a tareas rutinarias o que requieran poco tiempo.

La rana

¿Sabes a que tipo de tarea se denomina tarea rana? A la más compleja, esa a la que sepas vas a tener que dedicar más tiempo y esfuerzo. Identificarla es importante para poder resolverla primero. Así no solo conseguirás quitarte la tarea más complicada antes sino que no te bloquearás continuamente pensando que tienes que resolverla y que no estás avanzando por no hacerlo. Imagina el subidón de quitarte una de las gordas.

Establece tiempos

Hacer listas está bien, pero es necesario además establecer tiempos para cada tarea. Habrá tareas extensas cuyos tiempos te resultará difícil establecer. En estos casos, subdivídelas incluyendo las subtareas en la lista, para poder manejar mejor los tiempos.

¿Cómo calculamos los tiempos? Una buena estrategia para ellos es en los inicios medir cuanto tardamos en hacer eso y aquello y apuntarlo. Solo así podrás establecer en el futuro tiempos más concretos y reales para cada una de ellas.

¿Todavía no tienes datos? ¡Se realista! Es la única forma de crear una buena planificación. No somos máquinas, contempla descansos y no seas extremadamente optimista. Y si no consigues cumplir lo establecido, aprende a ser flexible y a analizar qué motivos te han impedido hacerlo.

Tiempos

Delega

Delegar es muy importante. No te estamos hablando necesariamente de contratar a una persona que comparta contigo las tareas, sino de externalizar esas tareas que no tienes por qué llevar a cabo tu o que otro puede hacer mejor o en menos tiempo. Solucionar tramites concretos o llevar la fiscalidad del negocio son cosas que otros pueden hacer por ti y que pueden hacerte ser más productivo.

Evita distracciones

Detenerte a leer un mensaje entrante en tu bandeja de entrada, a responder un mensaje de Skype o a mirar si tienes nuevos mensajes en WhatsApp interrumpirá tu trabajo. Y cuando más a menudo ocurra más difícil será concentrarte y menos eficiente en tu trabajo serás. Para que eso no ocurra, para evitar las distracciones lo ideal es que durante las horas de trabajo desístales las notificaciones y establezcas un horario concreto para revisar todo tipo de mensajes. Un horario que te permita haber terminado antes con todas las tareas urgentes e importantes del día.


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