¿Acabas de emprender un negocio? Si es así, probablemente te estés enfrentando a numerosos retos, entre ellos una gran lista de tareas y la duda de por cuál empezar. Priorizar es una de las claves para ser eficiente en tu trabajo, y podemos ayudarte a serlo con algunos consejos.
Emprender no es tarea fácil, y tampoco lo es trabajar desde casa si hasta ahora siempre lo has hecho en una oficina. Saber establecer qué tareas son urgentes, cuáles son importantes y reconocer el mejor momento del día para llevarlas a cabo es tan importante como saber delegar y evitar distracciones. ¿Sabes hacerlo?
Crear una lista de tareas
Conocer las tareas que uno debe realizar es clave para poder autogestionarse y ser más eficiente en el trabajo. Para ello, no hay nada mejor que crear una lista escrita con todas las tareas pendientes. Subrayo «escrita» porque no vale con tenerlas en la cabeza; necesitarás trasladarlas a un papel o a una app de tareas para poder trabajar con ellas de manera efectiva.
No te compliques: comienza con una lista de tareas general, sin prestar atención por ahora a ningún tipo de orden. Esta lista servirá como base para estructurar tu carga de trabajo diaria y semanal, así que es importante mantenerla actualizada.
Utilizar herramientas digitales como aplicaciones para organizar tu trabajo también puede ser una forma útil de mantener tus listas organizadas y fácilmente accesibles.
Priorizar: Lo urgente y lo importante
Lo ideal es planificar tus tareas a corto plazo, por días o semanas, teniendo siempre unos objetivos y metas mensuales y anuales establecidas. Pero, ¿por dónde empezar? Para transferir las tareas pendientes de tu lista general a una lista diaria o semanal, es imprescindible diferenciar cuáles de estas son urgentes, cuáles son importantes y cuáles pueden esperar.
Por definición, las tareas urgentes son aquellas cuyo plazo no es negociable, y que, de no resolver a tiempo, pueden acarrear consecuencias negativas. Por otro lado, las tareas importantes son las que contribuyen al crecimiento o mejora a largo plazo, pero no siempre tienen un plazo inmediato.
En este sentido, una buena estrategia es aplicar la Matriz de Eisenhower. Este método te ayudará a dividir tus tareas según su urgencia e importancia, asignando prioridades de manera efectiva.
La rana: Abordar las tareas más complejas
¿Conoces el concepto de «tarea rana»? Se refiere a la tarea más compleja y desafiante de tu lista, esa que requiere más esfuerzo y tiempo. Resolverla inmediatamente, preferiblemente a primera hora del día, puede marcar una gran diferencia. Eliminar la tarea más complicada primero no solo te da un impulso de motivación, sino que evita que se convierta en una barrera mental para abordar las siguientes tareas.
Establece tiempos para cada tarea
Crear listas está bien, pero asignar tiempos a cada tarea es lo que realmente garantiza su ejecución. La Técnica Pomodoro es una excelente herramienta para gestionar tu tiempo; consiste en trabajar durante 25 minutos y tomar descansos de 5 minutos, lo que ayuda a mantener la concentración y evita el agotamiento mental.
Si tienes tareas extensas, subdivídelas en subtareas más manejables. Esto te permitirá calcular el tiempo necesario para cada una de ellas y evitará que te sientas abrumado.
Además, analiza cuánto tiempo te lleva realizar ciertas acciones para establecer tiempos más precisos en el futuro. Si todavía no tienes datos, sé realista, contempla descansos y no seas extremadamente optimista. Y si no logras cumplir lo establecido, aprende a ser flexible para ajustar tu planificación.
Delegar tareas
Delegar es una habilidad esencial para cualquier emprendedor o trabajador que busque eficiencia. No necesariamente implica contratar a alguien, sino externalizar aquellas tareas que no necesitas realizar tú mismo o que otra persona puede hacer mejor o en menos tiempo.
Puedes externalizar tareas rutinarias como la contabilidad, el diseño gráfico o incluso la gestión de tus redes sociales. Esto te permitirá concentrarte en tus prioridades y en tareas que realmente requieran tu atención.
Evitar distracciones
Detenerse a leer un mensaje de WhatsApp, revisar redes sociales o responder correos en medio de una tarea puede interrumpir tu flujo de trabajo más de lo que crees. Es fundamental establecer límites para evitar distracciones.
Una de las estrategias más efectivas es desactivar las notificaciones durante las horas de trabajo e implementar horarios específicos para revisar tus mensajes y correos electrónicos. También puedes informar a tu equipo o contactos sobre tus horarios de disponibilidad para minimizar interrupciones.
Crear un entorno de trabajo organizado y agradable también contribuirá a reducir las distracciones. Si trabajas en casa, decora tu oficina con estilo para fomentar la concentración y la comodidad.
Es importante recalcar que trabajar de forma eficiente no consiste en trabajar más, sino en trabajar mejor. Implementar estos consejos te permitirá mejorar tanto en el ámbito profesional como en el personal. Con planificación, disciplina y las herramientas adecuadas, ser eficiente en el trabajo puede estar al alcance de todos.