Durante el verano probablemente sean muchas las fotos y videos descargados de vuestra cámara al disco duro del ordenador, ¿me equivoco? Hoy en día el ritmo al que generamos archivos digitales es tan grande que nuestros discos duros se ven afectados por la acumulación y la desorganización.
De la misma forma que ponemos a puntos nuestra casa para la llegada de un nuevo curso, ¿por qué no nos preocupamos de solucionar el caos digital? Hacerlo evitará que perdamos tiempo innecesario buscando el archivo que necesitamos en cada momento y seamos mas productivos.
Hoy en día la capacidad de generar archivos digitales es enorme y en el disco duro de nuestro ordenador conviven habitualmente documentos relacionados con nuestra vida personal y profesional. Y no siempre lo hacen de forma ordenada y organizada, provocando que «perdamos» documentos importantes. Sabes de qué hablamos, ¿verdad?
En Bezzia queremos mostraros hoy algunos consejos para lidiar con el caos digital. Limpiar, agrupar, nombrar y copiar esas son las claves para mantener nuestra vida digital organizada. Solo así evitaras:
- Perder los documentos que son importantes.
- Emplear una hora en encontrar los archivos o documentos cuando los necesites.
- Tener que recurrir constantemente al buscador de archivos, con la consiguiente pérdida de tiempo y esfuerzo.
- Hacer que una tarea se convierta en una fuente de nervios y frustración.
Limpiar y despejar el escritorio
Lo primero que debemos hacer para organizar nuestro ordenador es dar un repaso a todos los documentos y quedarnos solo con aquellos que realmente nos resulten útiles. Una vez hayamos repasado todas las carpetas y subcarpetas de documentos, procederemos a eliminar aquellos programas que nos descargamos para un uso concreto y que no hemos vuelto a usar y los archivos temporales utilizando el liberador de espacio.
Tener accesos directos para únicamente aquello que utilizamos a diario y es muy importante es otro de nuestros consejos. La sensación que a uno le produce un escritorio despejado, favorece la concentración y predisposición al trabajo, de la misma forma que lo hace una mesa ordenada o desordenada.
Agrupar y clasificar
Una vez hecha la limpieza tendremos que agrupar los documentos por temas. Una de las mejores formas de empezar a crear carpetas es creando categorías generales y luego subcategorías cada vez más específicas, incluyendo todas en una carpeta principal denominada «Documentos». En el caso de utilizar Windows, podemos respetar las cuatro carpetas principales creadas por defecto: Mis documentos, Mis Imágenes, Mis Videos o Mi Música.
Cada categoría que creemos estará relacionada con un actividad concreta: hogar, trabajo, formación, colegio… Una vez creada solo tendremos que llevar los archivos a su correspondiente carpeta. Así siendo mas conscientes de los documentos que debemos aunar en cada categoría, podremos crear con mejor criterio las subcarpetas correspondientes. En este punto es mas recomendable utilizar un sistema horizontal que vertical para evitar tener que hacer click muchas veces para llegar a un archivo en concreto.
Nombrar de forma descriptiva
¿Cuántas veces guardamos un documento con su nombre por defecto y después no somos capaces de encontrarlo? Lo ideal es usar nombres cortos pero descriptivos que incluyan la fecha. De esta forma, nos resultará mucho mas fácil encontrar lo que buscamos sin necesidad de tener que abrir cada documento.
Hacer una copia de seguridad
Hacer copias periódicas es fundamental para no perder nunca información importante y desaprovechar horas de trabajo ya realizado. Podemos hacer algún tipo de backup con toda la información en bloque o copiar los documentos más importantes en una memoria externa o bien en la nube.
¿Tienes ahora mas claro cómo poner orden en tu ordenador? En Bezzia os aconsejamos ademas que si el ordenador lo utilizan diversas personas, aproveches la posibilidad de crear perfiles distintos en un mismo ordenador o prepares una carpeta principal para cada uno de los miembros de la familia. De esa forma, el caos de uno no contagiará al resto, manteniendo así a salvo documentos importantes.
Sigue nuestros consejos para ordenar y organizar tu vida digital antes de comenzar un nuevo curso ¡lo agradecerás después!