Como afrontar las reuniones profesionales en línea

Cada vez mas personas trabajan desde casa, un hecho al que la pandemia ha contribuido en los dos últimos años. Muchas se han visto obligadas, además, a cambiar su forma de trabajar de un día para otro, afrontando para ello grandes retos. Como es, sin duda, adaptarse a otra forma de comunicación, esencial para afrontar las reuniones profesionales en línea.

Una comunicación adecuada con empleados, equipo de trabajo y/o clientes impacta de manera positiva tanto en el rendimiento como en la productividad. Y los canales digitales nos exigen una mayor atención y adaptación. Porque perder la atención en una reunión por videollamada o no ser capaces de transmitir un mensaje correctamente resulta mas sencillo por este medio.

Si te has visto en la necesidad de tener reuniones en línea, probablemente ya hayas detectado las primeras dificultades. Una de las mas importantes es, sin duda, la capacidad de distracción. En las reuniones en línea nuestro cerebro tiende a buscar estímulos cercanos lo que provoca la pérdida de atención. Otra es la pérdida en la efectividad de la comunicación y es que la forma en la que  el interlocutor recibe nuestro mensaje cambia cuando no estamos frente a frente.

¿Cómo conseguir entonces que las reuniones profesionales en línea funcionen y sean productivas? En Bezzia te damos algunos consejos para afrontarlas con éxito. Consejos que abarcan desde la importancia de la preparación de la misma, hasta la forma de comunicarse. Un total de siete consejos que esperamos te resulten útiles:

1. Convoca la reunión con tiempo.  Cuando las reuniones se realizan en línea es muy importante convocarlas con antelación para que todos los asistentes puedan organizar sus agendas. Asimismo será muy importante destacar en la convocatoria la relevancia de la puntualidad y la imposibilidad de incorporarse a ella una vez pasados los cinco primeros minutos para evitar distracciones.
2. Define su objetivo. A la hora de convocar de reunión es importante que el objetivo de la misma quede definido. Enviar junto a la convocatoria un pequeño guion con los puntos que se van a tratar contribuirá a que todos los participantes estén prevenidos y puedan preparar algunas notas.
3. Evita las distracciones. Distraerse en una reunión profesional en línea es muy fácil, mas de lo que piensas. Por ello es recomendable silenciar el móvil y las notificaciones del correo electrónico, así como informar si hay mas gente en casa desde que hora y hasta que hora no deben molestarte.
4. Saluda e interésate por el resto de interlocutores. Interesarse por el interlocutor, saludándolo y preguntándole como está es algo que contribuye a crear un ambiente mas relajado, mas agradable. Es algo a lo que no debemos renunciar sea la reunión con nuestro jefe, con compañeros de trabajo o con clientes, ya que establece un clima propicio para cualquier relación.
5. Utiliza un lenguaje sencillo y claro. Siempre es recomendable establecer un lenguaje lo más sencillo y conciso posible, especialmente cuando no conocemos bien al resto de interlocutores. Utilizar un lenguaje muy técnico que resulte complicado para la otra parte, nos alejará de esta. Del mismo modo, nunca debemos dar por hecho que estos conocen toda la información.
6. Cuida la postura y la mirada. Que nos encontremos al otro lado de una pantalla no significa que podamos olvidarnos de un detalle básico pero importante como es cuidar la postura y la mirada. En una reunión en línea perdemos información visual respecto a una presencial, por eso es aun mas importante prestar atención al lenguaje no verbal, a la postura, el tono de voz o la mirada. Mantener el contacto visual resultará esencial.
7. Fomenta la interacción. Teniendo en cuenta que podemos mantener la plena atención de los interlocutores durante un máximo de 20 minutos, es importante que haya tiempo tanto para exponer el tema como para preguntar si hay dudas o si algún asistente quiere aportar algo. Fomentar la interacción demuestra el interés por la opinión del resto y refuerza las relaciones en estas reuniones profesionales en línea.

¿Te han resultado útiles estos consejos?